Como sabes, en nuestro blog, intentamos ofrecer un servicio de asesoramiento gratuito para autónomos y, en este caso, queremos contestar a una pregunta que muchas veces se ha trasladado a nuestras oficinas de parte de nuestros clientes. ¿Es lo mismo una factura y un albarán?
Antes de comenzar, tenemos que aclarar que no es lo mismo una factura y un albarán, son documentos totalmente diferentes, que pueden complementarse entre ellos, pero nunca sustituirse.
Toma nota de todo lo que tenemos que contarte sobre que no es lo mismo una factura y un albarán y, si aun así tienes dudas, puedes dejar un comentario y contestaremos tus dudas sobre facturas y albaranes lo antes posible.
Diferencias entre una factura y un albarán
Vamos a comenzar identificando las diferencias entre una factura y un albarán y, con ello, podremos aclarar conceptos y darnos cuenta también en qué momento necesitamos cada documento.
Un albarán es un documento privado que sirve para acreditar y confirmar la entrega de un producto, servicio o mercancía, con los datos de esta entrega y con la firma del destinatario en todos los casos en los que la mercancía o el producto ha sido entregado.
Este documento, en caso de impago, puede ayudarnos a confirmar que la transacción se ha hecho y, por tanto, que el cliente ha aceptado y recogido esa mercancía o ese producto.
Por el contrario, las facturas son un documento mercantil obligatorio siempre que hay una transacción económica e indica la compra de un producto o un servicio.
Emitir una factura es, como comentamos, totalmente obligatorio, entre otras cosas, para poder comprobar la operación comercial que se ha llevado a cabo.
Para terminar con las grandes diferencias entre facturas y albaranes, nos queda indicar que las facturas se deben de guardar al menos durante cinco años, mientras que no hay obligación legal de hacer lo mismo con los albaranes, ahora bien, a modo de prueba, por si surgen impagos, siempre es bueno guardarlos durante un periodo de tiempo de seguridad.
Qué datos se incluyen en una factura
Para terminar de comprender que no es lo mismo una factura y un albarán, nos parece importante indicar qué datos se incluye en cada documento.
Los datos imprescindibles en una factura son los siguientes:
- Número de la factura
- Fecha de la expedición de la factura
- Datos de tu empresa y tu cliente ( nombre o razón comercial, dirección postal y CIF o NIF de la empresa)
- Descripción de la operación ( por ejemplo, servicio de asesoramiento)
- Tipos impositivos
- Importe
Qué datos se incluyen en un albarán
Es importante recalcar que el albarán, al ser un documento privado, puede contener los datos que el emisor considere oportuno, pero los recomendados y más básicos son los que indicamos a continuación:
- Número de albarán
- Fecha de emisión
- Datos del cliente (Nombre y apellidos, razón social, dirección, teléfono de contacto, CIF o NIF)